Chắc hẳn bạn đã từng trải qua cảm giác lo lắng khi nghĩ về việc mất toàn bộ email quan trọng trong tài khoản Outlook của mình? Đừng lo, bài viết này sẽ đào sâu vào vấn đề backup Outlook emails – một thao tác không thể thiếu để bảo quản thông tin cá nhân và công việc của bạn. Cùng khám phá ngay cách bảo vệ hòm thư Outlook của người dùng với việc sao lưu email một cách dễ dàng và an toàn.

Outlook emails là gì?

Hiểu một cách đơn giản, backup Outlook emails là việc sao lưu dữ liệu email, bao gồm cả các thư đến, thư đi, thư nháp và các mục liên quan khác, từ tài khoản email trong ứng dụng Microsoft Outlook.

Quá trình này đảm bảo rằng người dùng có một bản sao an toàn của tất cả thông tin và dữ liệu email quan trọng trong trường hợp có sự cố, hỏng hóc hoặc mất dữ liệu trên máy tính; Hoặc trong trường hợp người dùng muốn chuyển tất cả dữ liệu sang máy tính mới.

Tóm lại, việc backup Outlook emails là thao tác cần thiết, giúp mọi người bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu khi cần thiết.

Khi nào người dùng cần backup Outlook emails?

Sau đây là một số trường hợp cụ thể người dùng cần backup Outlook emails:

• Khi muốn chuyển tất cả email từ một tài khoản email sang một tài khoản email khác.

• Khi thay đổi thiết bị điện tử sử dụng, chuyển từ PC này sang PC khác để sử dụng.

• Khi chuyển từ sử dụng PC sang máy Mac để phục vụ công việc.
• Khi người dùng muốn sao lưu định kỳ tất cả các email, danh bạ và lịch trên Outlook vào một nơi an toàn, chẳng hạn như ổ đĩa flash USB, một ổ cứng khác hoặc kho lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc Dropbox…

Hướng dẫn chi tiết cách tiến hành backup Outlook emails

Tùy vào từng ứng dụng Outlook đang sử dụng mà các thao tác backup Outlook emails cũng sẽ có sự thay đổi khác nhau. Theo dõi nội dung dưới đây để được hướng dẫn chi tiết nhất cách sao lưu với các phiên bản Outlook.

Hướng dẫn cách sao lưu dữ liệu trên Outlook 2013 trở lên

Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào giao diện ứng dụng Outlook rồi nhấn vào mục File, click chọn Open & Export ở bên trái màn hình, nhấn chọn Import/Export như hướng dẫn ở hình dưới đây.

Bước 2: Lúc này, trên màn hình sẽ hiển thị giao diện Import and Export Wizard như hình dưới, hãy nhấn vào Export to a file rồi ấn Next để đến bước tiếp theo.

Sau đó, giao diện trên màn hình lại thay đổi như hình dưới, bạn nhấn vào Outlook Data File (.pst) rồi nhấn Next để tiếp tục chuyển sang bước 3.

Bước 3: Lúc này trên màn hình, người dùng sẽ nhìn thấy tất cả địa chỉ email đã từng đăng nhập và sử dụng trên Outlook. Để backup Outlook emails, người dùng hãy nhấn vào địa chỉ email mà mình muốn tiến hành sao lưu dữ liệu.

Đừng quên click để chọn vào Include subfolders để yêu cầu hệ thống xuất tất cả nội dung trong tài khoản Outlook. Cuối cùng nhấn Next để tiếp tục.

Bước 4: Sau khi đã chọn được địa chỉ email muốn sao lưu dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị vị trí sao lưu tệp .pst. Lúc này, vị trí mặc định đang là ở ổ C, để có thể thay đổi sang vị trí khác, hãy nhấn nút Browse để chọn, cuối cùng nhấn Finish.

Cuối cùng, Outlook sẽ yêu cầu người dùng thiết lập cài đặt mật khẩu để bảo vệ dữ liệu vừa sao lưu. Sau khi đã nhập xong mật khẩu là thao tác backup Outlook emails đã hoàn thành.

Hướng dẫn cách sao lưu dữ liệu trên Outlook 2010

Nếu ứng dụng người dùng đang sử dụng là Outlook 2010 thì các thao tác thực hiện cũng tương tự. Cụ thể, người dùng cần truy cập để mở giao diện Outlook, sau đó nhấn vào File, click chọn Options. Sau đó, nhấn tiếp vào Advanced trong danh sách hiển thị bên trái màn hình, nhấn vào Export ở bên phải như hình dưới.

Sau khi thực hiện các thao tác như hướng dẫn ở trên, màn hình sẽ hiển thị giao diện hộp thoại Import and Export và lúc này, người dùng có thể thực hiện các thao tác tương tự như với bản Outlook 2013 trở lên để Backup Outlook emails.

Hướng dẫn cách sao lưu dữ liệu email trên Outlook 2007

Để tiến hành sao lưu tất cả những dữ liệu có trong Outlook 2007, trên giao diện hệ thống, người dùng hãy nhấn vào File, click chuột vào Import and Export trong danh sách hiển thị như hình dưới đây:

Sau khi thực hiện các thao tác như hướng dẫn ở trên, màn hình sẽ hiển thị giao diện hộp thoại Import and Export và lúc này người dùng có thể thực hiện các thao tác tương tự như với bản Outlook 2013 trở lên để backup Outlook emails.

Hướng dẫn cách sao lưu dữ liệu trên Outlook bằng copy tệp .pst thủ công

Ngoài những thao tác mà đã hướng dẫn ở trên, bạn cũng có thể thực hiện sao lưu dữ liệu trên Outlook bằng các thao tác thủ công như hướng dẫn dưới đây.

Áp dụng với phiên bản Outlook từ 2013 trở lên

Nếu thiết bị của người dùng sử dụng Windows 8 và Windows 10 thì hãy truy cập vào 1 trong 2 đường dẫn thư mục dưới đây:

• C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
• C:\Users\<username>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook

Nếu thiết bị hiện đang sử dụng Windows 7 thì hãy truy cập vào đường dẫn: C:\Users\<username>\Documents\Outlook Files

Áp dụng cách sao lưu dữ liệu với phiên bản Outlook 2010

Nếu thiết bị của người dùng hiện đang sử dụng Outlook 2010 thì tất cả các tệp dữ liệu sau khi sao lưu sẽ được lưu trữ tại đường dẫn: C:\Users\<username>\Documents\Outlook Files.

Áp dụng với phiên bản Outlook 2007

Nếu thiết bị đang sử dụng phiên bản Outlook 2007 trở về trước thì tệp sau khi được sao lưu sẽ lưu trữ tại vị trí có đường dẫn sau: C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Hướng dẫn cách sao lưu chữ ký, mẫu, hình thức tùy chỉnh và cài đặt Outlook

Ngoài backup Outlook emails, nếu người dùng muốn sao lưu các mục và cài đặt khác như chữ ký, mẫu, hình thức tùy chỉnh và cài đặt Outlook… Thì hãy theo dõi nội dung dưới đây để có thể tìm thấy danh sách nơi Outlook 2013 và Outlook 2016 lưu trữ chúng.

Signatures (.rtf, .txt, .htm)

• C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Signatures

Stationery (.htm)  – Outlook theme

• C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
• C:\Program Files (x86)\Common Files\ Microsoft Shared\Stationery

• C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Outlook Templates (.oft)

• C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Templates

Navigation Pane settings (.xml)

• C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Outlook\profile name.xml
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Outlook\profile name.xml

Custom forms

• C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Forms
• C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Lưu ý quan trọng: Trước khi tiến hành sao chép các tệp trên, người dùng cần phải tắt Outlook.

Hướng dẫn cách sao lưu hộp thư Outlook Exchange

Các tài khoản Exchange có nhiệm vụ như một nơi lưu trữ dữ liệu quan trọng trên các máy chủ và máy tính cá nhân của người dùng. Chúng giữ một bản sao đồng bộ của tài khoản Exchange trên ứng dụng của người dùng trong tệp dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost). Tệp .ost này được lưu trữ ở một trong những địa điểm khác nhau, phụ thuộc vào phiên bản Outlook mà người dùng đang sử dụng và loại tài khoản đang dùng.

• C:\Users\<tên người dùng> AppData\Local\Microsoft\Outlook
• C:\Documents and Settings\username>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Theo quy luật, tài khoản Exchange của quản trị viên sẽ thực hiện lưu trữ dữ liệu tự động và sao lưu email. Tuy nhiên, nếu người dùng muốn sao lưu email Outlook Exchange cục bộ thì hãy thực hiện tự động bằng tính năng Tự động lưu trữ theo các thao tác sau:

Truy cập vào File, nhấn chọn Options, click vào Advanced trong các mục hiển thị, tiếp tục tìm và chọn AutoArchive, cuối cùng nhấn AutoArchive Settings là đã hoàn thành các thao tác sao lưu hộp thư Outlook Exchange.

Tìm hiểu các công cụ hỗ trợ sao lưu Backup Outlook emails

Bên cạnh các công cụ tích hợp xuất/nhập tệp, người dùng còn có thể sử dụng các công cụ của bên thứ ba để tiến hành backup Outlook emails nhanh hơn, giữ lại nhiều dữ liệu, cài đặt và tùy chỉnh dễ dàng hơn…

Hầu hết các công cụ sao lưu trên thị trường hiện nay đều là các sản phẩm thương mại, phải tốn phí mới có thể sử dụng. Khác biệt với trào lưu thương mại, các dịch vụ được  giới thiệu sau đây là hoàn toàn miễn phí nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ tính năng mà bạn cần.

• Microsoft Outlook Personal Folders Backup tool: Công cụ hoàn toàn miễn phí, giúp người dùng có thể dễ dàng sao lưu mọi dữ liệu trên Outlook, bao gồm email, địa chỉ liên lạc, cuộc hẹn, nhiệm vụ, ghi chú, các mục tạp chí… Công cụ này cho phép người dùng sao lưu toàn bộ tệp .pst hoặc xuất các thư mục đã chọn cùng lúc cũng như việc thiết lập một bản sao lưu dự phòng.
• Safe PST Backup: Công cụ miễn phí này được nhiều người ưa chuộng sử dụng để tự động sao lưu email Outlook và các mục khác trong tệp .pst trên hệ thống.
• Outlook 2016 and Outlook 2013 Backup Add-in: Công cụ miễn phí này của CodePlex và được người dùng đánh giá cao. Công cụ hỗ trợ người dùng sao lưu các tệp .pst trong nhiều phiên bản Outlook khác nhau, bao gồm Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.

Lời kết

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết của  giúp người dùng có thể backup Outlook emails. Hi vọng qua nội dung trên, người dùng sẽ biết cách thực hiện các thao tác để sao lưu dữ liệu quan trọng.

Nếu còn có thêm bất cứ thắc mắc nào khác trong quá trình sử dụng các ứng dụng của Office 365 hoặc Microsoft 365 for Business, hãy liên hệ với để được chúng tôi giải đáp và tư vấn chuyên sâu nhất.