Bước 1: Tại giao diện mail Outlook mặc định, chọn File > chúng ta sẽ có 1 mail POP3.
Bước 2: Bấm vào Account Settings.
Bước 3: Tại giao diện này, chúng ta hãy chú ý tới Tab Email và thông tin bên dưới, đây sẽ là thông tin User mà chúng ta đã đăng nhập trên Outlook. Ở đây đang đăng nhập 1 User dạng POP3
Bước 4: Tại Tab Data file, đây là phần quan trọng nhất, hãy để ý tới đường dẫn và tên file, đây là sẽ là file POP3 mà chúng ta cần sao lưu (có định dạng là *.pst)
Bước 5: Tại Tab Email, chúng ta tiền hành bấm Remove > Yes để xóa account POP3 hiện tại.
Bước 6: Lúc này tại giao diện chính của Outlook, chúng ta thấy vẫn còn Account củ, nhưng nó đang tồn tại dưới dạng Data File, tức là chỉ có dữ liệu và không thể gửi & nhận email.
Tab Email User POP3 đã biến mất.
Bước 7: Chúng ta tiền hành New và đăng nhập email của chúng ta với giao thức IMAP.
Bước 8: Điền Email và nhớ tích chọn như hình bên dưới.
Bước 9: Chọn giao thức IMAP.
Bước 10: Điền mật khẩu sau đó Connect.
Bước 11: Không bấm gì cả và Done.
Bước 12: Chúng ta đã có thông tin user với giao thức IMAP, kiểm trạ tại Account Settings > User.
Không cần quan tâm nó có tên là gì, chỉ cần quan tâm phần Type là IMAP. IMAP file có dạng *.ost.
Bước 13: Tại giao diện chính của Outlook, chúng ta có 2 User chính, có thể là cùng tên, nhưng hãy chú ý phần nào là POP3, IMAP để sao lưu cho đúng. Như trong hình, user bên dưới là IMAP, ở trên là POP3. Nó sẽ xuất hiện theo thứ tự như hình ở Bước 6.
Bước 14: Tiền hành Copy các email từ Inbox của IMAP > Inbox của POP3.
- Muốn chọn nhiều file cùng lúc thì bấm Ctrl + click chọn từng email.
- Muốn chọn nhiều file thì bấm Shift file dầu tiền + click chọn file cuối cùng.
- Muốn chọn hết thì bấm Ctrl + A.
Sau đó bấm Ctrl + C.
Bước 15: Bấm vào Folder Inbox của POP3 cần sao lưu, bấm Ctrl + V để copy Email vào Folder.
Bước 17: Muốn Copy Folder thì bấm chuột phải vào Folder + Copy Folder.
Bước 18: Xuất hiện hộp thoại, kéo lên chọn vào mục Folder cha của Folder cần copy, ở đây mình chọn mục Inbox của Data File POP3.
Folder sẽ được copy vào mục Inbox.
_ Sau bước này chúng ta có thể Remove Account IMAP và New lại Account POP3 hoặc củng có thể để nguyên nhưng lưu ý nếu không muốn dữ liệu được lưu trên server thì hãy xóa hoặc di chuyên các Email của giao thức IMAP sang POP3.
_ Nếu không muốn dữ liệu liên tục sinh ra ở Server thì bắt buộc phải Remove Email dạng IMAP.
